El evento de graduación ofrece al equipo directivo la oportunidad de trasladar un mensaje a medida a su público objetivo y conectar en vivo con ellos para obtener una respuesta determinada.

Te habrás dado cuenta que las fiestas de graduación han proliferado en los últimos años, y es que es muy probable que hayas o te hayan invitado a una porque actualmente las encontramos en todas las etapas educativas, desde la universidad al Bachillerato, ESO, Primaria, infantil e incluso en las guarderías.

Las graduaciones como las estamos conociendo ahora han llegado hace relativamente poco a España importadas como otras tantas tradiciones desde el otro lado del charco. Atrás quedaron las fiestas de final de curso autogestionadas por los centros o las asociaciones de padres, dando paso a eventos estratégicos como el que compartiré seguidamente.

Este cambio de paradigma en la organización de las fiestas de graduación se produce gracias al conocimiento de los departamentos de marketing y comunicación de los centros educativos. Estos profesionales conocedores del potencial y las oportunidades comunicacionales que ofrecen los eventos en vivo como herramienta para trasladar mensaje y obtener una respuesta de sus públicos objetivos, origina que apuesten por ellos a través de un organizador profesional de eventos (event manager) con el fin de extraerle la mayor rentabilidad.

La importancia de marketing de eventos para un centro de formación.

El marketing de eventos para un centro de formación es una herramienta de comunicación que debe de llevarse a cabo por las corporaciones educativos de forma constante y no solamente cuando se crea un suceso que perjudica el posicionamiento del centro. Este sistema no se basa exclusivamente en informar sobre un producto o servicio sino que también tiene una versatilidad de ofrecer beneficios comunicaciones como los que detallo seguidamente:

Generar conexiones emotivas que incentivan a los stakeholders a participar con la marca (centro educativo), transmitir valores, crear experiencias y por supuesto, fortalecer relaciones existentes y captar nuevos clientes de una manera mucho más efectiva y medible que a través de los métodos más tradicionales del marketing.

Como resultado de lo anteriormente mencionado el marketing de eventos se considera una estrategia de activación que implica la creación, organización y gestión de eventos como medio para comunicar mensajes de marca a los target y con ello alcanzar objetivos específicos de marketing.

The show must go on

Tras la teoría pasemos a la práctica, y es que a principios del mes de mayo uno de nuestros clientes «centro escolar» contactaba con la agencia donde estoy trabajando actualmente para contratarnos los servicios de la organización integral de su fiesta de final de curso.

Tengo que reconocer que en un primer momento me sorprendió que un centro de Bachillerato y ESO apostara por este tipo de eventos profesionalizados pero durante la primera reunión con el cliente fuimos conocedores que en el centro se estaba produciendo un episodio de disminución significativa de matriculaciones y es por ello que precisaban de una acción estratégica de comunicación hacia los padres y los alumnos con el objetivo de evitar que se continuaran produciendo bajas y que mejor que acción para que retomaran la confianza que un evento en vivo a través de una fiesta tematizada de Queen.

El briefing: la guía para llevar a cabo el evento

Y llega el momento de ponerse a currar, remangarse las mangas y empezar con el proceso de la organización integral de la fiesta de final de curso, y hay que darle vida al briefing, ese documento madre que acaba con las puntas de las hojas hacia arriba de tanto que lo consultamos.

Cada event manager lo hacemos nuestros, disponiendo de puntos comunes para todos y otros que vamos haciendo nuestros y actualizando conforme a las experiencias del trabajo diario.

En primer lugar, inicio este documento de trabajo con información acerca del cliente y los objetivos que busca con la organización del evento, añadiendo además sus necesidades y expectativas. Aquí también me gusta aplicar una batería de preguntas clave: ¿ Qué quieres lograr con el evento?, ¿Cuántos invitados asistirán?,¿Qué presupuesto disponemos?, ¿Qué tipo de evento te imaginar? …etc.

Otra sección muy operativa es incluir un pequeño párrafo donde indiquemos las emociones que queremos evocar al asistente. Fundamental, el apartado del público objetivo, plasmando que cosas le motivan, para ir generando todo el evento en torno a ello.

Definir el mensaje clave que deseamos transmitir en el evento, en este caso «Show must go on» El show debe continuar (motivacional de tranquilidad para lanzar el mensaje a padres y alumnos de que todo está bien, seguimos hacia delante ). Este mensaje se utiliza como base para desarrollar el contenido del evento y el siguiente epígrafe.

Establecer el concepto creativo del evento, este debe de captar la esencia del evento y estar totalmente conectado con los objetivos y necesidades del cliente ( aquí fue todo muy Queen). Este apartado marca los elementos visuales, la paleta cromática, el tono…etc. Igualmente suele confluir con el tema del evento que lo centramos en un súper musical de canciones de la banda británica donde todos los alumnos se sintieran participes.

En cuanto al formato, un musical, se va llevando el proyecto a la tierra, estableciendo día, hora, lugar, necesidades logísticas, costes, recursos, tipo de difusión, necesidad de cartera de proveedores, logística general de necesidades…etc. Tras el musical los padres y los alumnos descubrieron que la cena de este año eran perritos, hamburguesas y gofres.

Ir plasmando tiempos lo más reales posibles de manera global a través del timming o cronograma, si algo nos desmarca del resto de los mortales es tener la capacidad de planificar y no «morir un poquito en el proceso».

Para ir finalizando establecer cada partida presupuestaria con el cliente y las contingencias, poner en valor nuestro trabajo de gestión, idea creativa y que el montante total de proveedores no sea el único precio que ronde en la cabeza del cliente. En esta tipología de eventos, al menos como el equipo directivo suele haber organizado alguna que otra fiesta de fin de curso es conocedora del curro que lleva nuestro trabajo y suelen valorarnos razonablmente bien.

Y para cerrar, en el apartado analítica, definir los KPIs cuantitativos y cualitativos que del evento, que nos ofrecerán los resultados de los objetivos definidos en el inicio del documento.

Me hubiera gustado haber compartido más fotos del evento, como quedó los elementos decorativos, el photocall, la invitación digital que era un vinilo que al descubrirlo te invitaba a la fiesta ya con la música de la banda de Mercury pero en esta ocasión no ha sido posible. Igualmente, contenta por el resultado final que fue el esperado por el cliente y los resultados se han visto en el inicio de curso.