La confianza y las relaciones a largo plazo con nuestra cartera de proveedores nos proporcionará una gran versatilidad a la hora de organizar cualquier tipo de evento

A todo organizador de eventos nos ha pasado alguna vez que nuestro proveedor de confianza nos «ha salvado» o «nos ha hecho brillar» gracias a sus servicios. Y es que en la industria de los eventos, la gestión de los proveedores es un pilar fundamental si aspiramos a que nuestro proyecto marque la diferencia en su resultado final.

De un modo u otro, todos somos proveedores, tanto si trabajamos como agencia de eventos y proveemos a un colega de profesión que externaliza servicios con nosotros. Como sí precisamos de algún suministro concreto para llevar a cabo el evento de un tercero.

Por esa razón, en este artículo comparto mis imprescindibles a la hora de seleccionar proveedores para la configuración de eventos, un contenido que viene a colación de mi reciente colaboración como proveedor de servicios del Festival Fronteras de Elche.

¿En qué debemos fijarnos a la hora de elegir un proveedor para no cometer errores?

Mi experiencia me dice que antes de optar por la contratación de un partner, es conveniente analizar los factores que nos garanticen su calidad sin dejarnos llevar por una primera impresión o un precio demasiado caro o demasiado barato.

Lo que valoro en una primera selección de colaboradores lo resumiría en: que disponga de la suficiente experiencia en servicios de eventos similares al que estemos organizando, su reputación en la industria, la calidad de sus servicios, su capacidad para cumplir los plazos y presupuestos. Además, de la relación calidad precio, sus políticas de responsabilidad ambiental o los seguros ante posibles incidentes o incumplimientos de lo pactado.

No podemos pasar por alto que en el momento de iniciar la búsqueda hay que tener muy claras las partidas presupuestarias, el sistema de pagos y buscar diferentes alternativas de un mismo servicio.

Disponer de una relación de confianza a largo plazo

Forjar una relación de confianza a largo plazo con una cartera de proveedores estable es un seguro de vida para un profesional, puesto que nos puede salvar de un marrón o nos puede hacer «salir a hombros» de un evento.

Mantener estas relaciones duraderas nos proporciona ventajas competitivas frente a nuestros oponentes, por el hecho de poder alcanzar la mayor calidad al precio más competitivo, poder negociar mejores condiciones contractuales, disponer de una opinión experta y honesta del servicio, mejorar en los procedimientos, aportar un plus de creatividad, novedades, …etc.

¿El precio es un indicativo de calidad?

No siempre, en nuestra industria la horquilla de precios de los proveedores puede ofrecer ciertas indicaciones sobre su calidad, pero no es el único factor determinante. Como he comentado anteriormente, hay agencias que ofrecen presupuestos inflados, y al contrario, otras tienen precios tan asequibles que nos hacen sospechar.

Por supuesto que el objetivo principal de todo proyecto será alcanzar la mayor calidad al precio más competitivo pero es no significa quedarnos con la opción económica. A lo que estemos alerta porque en eventos nada es gratis y las cosas tiene un precio y un valor.

Como proveedor de servicios

Exigirse el nivel de compromiso y profesionalidad que esperamos cuando subcontratamos servicios a terceros tiene que ser nuestro objetivo, o yo al menos, así me lo marco. Los lazos de confianza que se crean con «los colegas de profesión» son inherentes al éxito y a la perdurabilidad en el tiempo como profesionales.

La comunicación será otro pilar fundamental, no dar ninguna cuestión por supuesto, plasmar por escrito todo lo que se acuerda verbalmente para no generar malos entendidos que puedan llevarnos a romper relaciones y al fracaso del evento.

Porque cuando hay confianza, las relaciones a largo plazo perduran, eso no significa que sea una relación vitalicia, puede fluctuar en el tiempo, incluso diría que también es bueno. Pero disponiendo de una cartera de proveedores (aquí no hay máximos ni mínimos) resolutiva y efectiva, conseguiremos una gran versatilidad a la hora de organizar cualquier tipo de evento.