La atención que el anfitrión quiere ofrecer a su invitado determina el número de personas que forman el Staff de un evento

Todos sabemos que organizar un evento con éxito requiere de mucho trabajo: planificación, coordinación, presupuesto, etc. Pero, además de todas estas cuestiones, es importante estar respaldado por un buen equipo de trabajo que nos permita llevar a cabo la idea que en el papel le hemos presentado a nuestro cliente.

La atención de los invitados a un evento es una cuestión vital en la experiencia global del asistente, que nos reciban con amabilidad y profesionalidad, que realicemos una entrada rápida o que nos acomoden en la sala son cuestiones que influyen en la experiencia global del invitado a un evento. Pero para que ese engranaje discurra de un modo u otro un organizador profesional de eventos necesita realizar un cálculo de cuántas personas estarán en cada punto del evento.

En este artículo quiero poner en valor la importancia del personal de apoyo o staff en el periodo de ejecución de cualquier evento, y compartir mis consejos para resolver una de las preguntas más frecuentes cuando se organiza un evento ¿Cómo calculo el staff que necesito para mi evento?

Existe una fórmula para calcular el staff de mi evento

A día de hoy no existe una fórmula milagrosa que nos indique el número exacto de personal de apoyo, azafatas o staff que necesitamos para cada tipo de evento, no obstante los event managers nos basamos en las siguientes variables y la experiencia profesional para establecer nuestros equipos de trabajo.

Variables que influyen en el cálculo

• Cuántas personas tengo previsto que asistan a mi evento.
• Cómo llega el invitado a mi evento: todo el mundo al mismo tiempo o de modo escalonado.
• Cuánto tiempo es admisible para mi como organizador para que mis invitados esperen para acceder al evento.
• Cuál es el sistema de acreditación o acceso para mi evento.
• Mis invitados se acomodan donde quieren al acceder al evento o mis invitados tienen asignado un lugar específico.
• Quiero que mis invitados encuentren solos su ubicación o quiero que estén asistidos por una persona.

Acceso invitados

Aún así, para todo organizador el momento de acceso de invitados es normalmente el que más ágil y fluido se quiere ofrecer al invitado que ha venido para disfrutar de la experiencia que hay dentro y no para hacer cola.

La siguiente fórmula, es interesante para valorar el número de personas que precisamos en cuestión de acceso al evento, para ello multiplicamos el número total de invitados por el tiempo aproximado que utilizaremos en la acreditación en segundos, y lo dividiremos por el tiempo máximo de espera en segundos que estamos dispuestos a que nuestros invitados asuman en actos de formato donde «todo el mundo llega a la vez».

Para eventos donde la entrada de los invitados se realiza de modo escalonado, como congresos, ferias, conciertos..etc. en el cálculo tendremos en cuenta los anteriores ítems y muy especialmente hay que basar la ponderación en el horario clave o punta ( cuando se prevé mayor afluencia de público) para reforzar los equipos en esos momentos puntuales.

En ambos casos la experiencia y conocer el comportamiento del invitado es un herramienta fundamental.

En el interior del evento

Ya en el interior del evento será el nivel de atención que quiera ofrecer el anfitrión el que nos determine el número de personas que vamos a necesitar en cada punto de nuestro evento. Por ejemplo, en una entrega de premios con una asistencia esperada de unos 250 invitados, y con un protocolo en el patio de butacas mayoritario, lo habitual es que el equipo esté formado por unas 5 personas.

El VALOR DEL equipo humano

El equipo de staff para un organizador de eventos es clave e igual o más importante que otros aliados como los montadores, técnicos de sonidos o el servicio de catering. El personal de hospitality asiste al invitado desde una perspectiva 360 grados, gestiona acreditaciones, guardarropía, chequea el control de los aforos, asiste en el escenario…etc. convirtiéndose en un valor añadido en cada evento.

Por supuesto, contar con personas formadas, comprometidas y profesionales es la fórmula para que el equipo trabaje coordinado y en armonía.

Conclusión

De todo lo anterior se desprende que el número de personal de apoyo o staff en un evento depende muy mucho del nivel de atención que el anfitrión/cliente quiere ofrecer a sus invitados, y en esto el presupuesto tiene mucho peso. El tamaño del equipo de atención al evento se tiene que realizar desde una perspectiva coherente y analizada con el fin de extraer el máximo rendimiento, es cierto la frase que dice que nunca sobran manos, pero en eventos casi como en cualquier profesión sabemos que es mejor un equipo cohesionado y con la funciones claras que saque el trabajo hacia delante con solvencia.